Thủ tục hành chính công – Chuyển toàn bộ sang hình thức điện tử hóa là bước ngoặt lớn trong tiến trình cải cách hành chính, hiện đại hóa nền công vụ và xây dựng chính phủ số tại Việt Nam. Bắt đầu từ năm 2025, nhiều địa phương đã và đang triển khai mạnh mẽ việc số hóa toàn diện các dịch vụ công, nhằm giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao sự minh bạch trong hoạt động hành chính nhà nước. Tuy nhiên, sự thay đổi lớn về hình thức thực hiện cũng đặt ra hàng loạt vấn đề pháp lý, kỹ thuật và nhận thức mà cả người dân lẫn doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh bị lúng túng, sai sót hoặc mất quyền lợi trong quá trình thực hiện thủ tục. Với tư cách là một luật sư, tôi xin chia sẻ cụ thể những nội dung quan trọng liên quan đến xu hướng điện tử hóa thủ tục hành chính công.
Cơ sở pháp lý của việc điện tử hóa thủ tục hành chính công
Việc chuyển đổi sang hình thức điện tử hóa thủ tục hành chính được xác lập rõ ràng trong nhiều văn bản pháp luật như:
– Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực từ 1/7/2024);
– Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức sửa đổi;
– Luật Công nghệ thông tin;
– Nghị định 107/2021/NĐ-CP về cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến;
– Các đề án Chính phủ điện tử, chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2021–2025, định hướng đến 2030.
Đây là nền tảng pháp lý vững chắc để các bộ, ngành, địa phương triển khai đồng bộ việc số hóa toàn bộ quy trình xử lý thủ tục hành chính trên các nền tảng điện tử.
Những lĩnh vực thủ tục hành chính đang và sẽ được điện tử hóa
Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính công đã được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, bao gồm:
– Đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn;
– Cấp căn cước công dân, hộ chiếu;
– Đăng ký doanh nghiệp, khai thuế, nộp thuế điện tử;
– Đăng ký quyền sử dụng đất, cấp giấy phép xây dựng;
– Thủ tục bảo hiểm xã hội, y tế;
– Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, hồ sơ lao động.
Từ năm 2025 trở đi, theo kế hoạch của Chính phủ, hầu hết các thủ tục hành chính cấp độ 3, 4 sẽ được chuyển đổi hoàn toàn sang hình thức điện tử thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của từng địa phương.
Lợi ích rõ ràng từ việc điện tử hóa thủ tục hành chính công
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Người dân và doanh nghiệp không cần trực tiếp đến cơ quan hành chính mà có thể nộp hồ sơ, tra cứu kết quả và nhận phản hồi từ xa thông qua máy tính, điện thoại.
Nâng cao tính minh bạch và giám sát
Mọi quy trình xử lý đều được cập nhật và lưu trữ điện tử, giúp hạn chế tình trạng tiêu cực, nhũng nhiễu và tạo cơ hội giám sát từ xã hội.
Tăng hiệu suất làm việc của bộ máy hành chính
Nhờ số hóa quy trình, công chức có thể xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác, giảm tải áp lực giấy tờ và quy trình thủ công.
Các bước cơ bản khi thực hiện thủ tục hành chính điện tử
Người dân và doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
– Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công: Truy cập https://dichvucong.gov.vn để tạo tài khoản công dân hoặc doanh nghiệp. Tài khoản có thể tích hợp với Căn cước công dân gắn chip, VNeID hoặc tài khoản định danh điện tử.
– Bước 2: Lựa chọn và điền thông tin thủ tục: Chọn đúng lĩnh vực, thủ tục cần thực hiện, điền đầy đủ thông tin theo mẫu biểu điện tử.
– Bước 3: Đính kèm hồ sơ điện tử: Scan các tài liệu yêu cầu (PDF, ảnh chụp…), ký số nếu có, và tải lên hệ thống.
– Bước 4: Thanh toán lệ phí (nếu có): Thực hiện thanh toán qua ví điện tử, ngân hàng trực tuyến tích hợp với hệ thống dịch vụ công.
– Bước 5: Theo dõi tiến trình và nhận kết quả: Hệ thống sẽ gửi thông báo về tình trạng xử lý qua email, SMS hoặc trên tài khoản người dùng. Kết quả có thể được cấp dưới dạng bản điện tử có mã QR hoặc gửi bản cứng nếu yêu cầu.
Thách thức và rào cản trong quá trình điện tử hóa
Mặc dù chủ trương điện tử hóa là đúng đắn, nhưng thực tế triển khai còn gặp nhiều vấn đề:
Khó khăn về kỹ năng công nghệ
Không phải ai cũng quen thuộc với việc sử dụng máy tính, ký số, nộp hồ sơ trực tuyến – đặc biệt là người già, vùng sâu vùng xa.
Sự chưa đồng bộ trong hệ thống
Một số cơ sở dữ liệu chưa được kết nối liên thông, gây khó khăn khi xác thực thông tin hoặc chuyển đổi giữa các cơ quan.
Rủi ro mất an toàn thông tin
Nguy cơ bị giả mạo danh tính, đánh cắp dữ liệu cá nhân hoặc thao túng hệ thống vẫn tồn tại, đòi hỏi hệ thống bảo mật phải được đầu tư nghiêm túc.
Doanh nghiệp và người dân cần chuẩn bị gì?
Để thích nghi với xu hướng điện tử hóa, người dân và doanh nghiệp nên:
– Sở hữu tài khoản định danh điện tử (qua Căn cước công dân gắn chip hoặc VNeID);
– Trang bị chữ ký số nếu là doanh nghiệp hoặc người thường xuyên giao dịch với cơ quan nhà nước;
– Nắm rõ các biểu mẫu, quy trình thủ tục trực tuyến của địa phương;
– Lưu giữ và bảo mật dữ liệu cá nhân khi thực hiện giao dịch trên mạng;
– Chủ động tìm hiểu và cập nhật các chính sách, hướng dẫn từ luật sư tư vấn hành chính hoặc các cơ quan chức năng để tránh bị sai sót.
Vai trò của luật sư trong quá trình điện tử hóa thủ tục hành chính
Trong thực tiễn, nhiều cá nhân và tổ chức lúng túng khi chuyển từ mô hình thủ công sang điện tử. Một số vấn đề thường gặp như:
– Không biết hồ sơ nào cần bản sao công chứng, hồ sơ nào được nộp trực tuyến hoàn toàn;
– Lúng túng trong ký số, đăng ký tài khoản dịch vụ công;
– Không rõ cách phản hồi khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, từ chối;
– Không biết quyền khiếu nại hoặc khởi kiện khi hồ sơ bị xử lý sai trái.
Trong các tình huống này, luật sư tư vấn hành chính có vai trò hỗ trợ toàn diện: từ việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, hướng dẫn nộp và ký số, cho đến khiếu nại hành vi hành chính nếu cần. Sự có mặt của luật sư sẽ giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và bảo vệ tối đa quyền lợi cho người dân, doanh nghiệp.
Thủ tục hành chính công – Chuyển toàn bộ sang hình thức điện tử hóa là một bước đi tất yếu trong thời đại chuyển đổi số. Mặc dù mang lại nhiều tiện ích, song quá trình triển khai không tránh khỏi thách thức cả về kỹ thuật lẫn pháp lý. Vì vậy, người dân và doanh nghiệp cần chủ động nâng cao nhận thức, kỹ năng số và tuân thủ đúng quy trình. Đặc biệt, trong các thủ tục quan trọng hoặc phức tạp, việc nhờ đến luật sư tư vấn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và an tâm thực hiện đúng pháp luật trong môi trường hành chính số hóa toàn diện.
Xem thêm:
